Il segreto dell’organizzazione eventi: trovare la location giusta

Il primo passo del processo di organizzazione di eventi è quello di definire al meglio il luogo in cui si svolgerà l’incontro

Spesso chi si occupa di organizzazione di eventi tende dimenticare un elemento essenziale: senza la giusta location qualsiasi meeting aziendale, festa o presentazione, può fallire in modo irreparabile.

Qualche precisazione iniziale

Il concetto di evento è molto spesso correlato a feste, presentazioni di nuovi prodotti o comunque a incontri che avvengono per far divertire il pubblico che vi accorre. Un evento però può essere molto di più, a partire ad esempio dai meeting e dalle riunioni aziendali, molto frequenti soprattutto in alcuni ambienti. Quando si deve progettare un evento è fondamentale accertarsi del tipo di incontro che si dovrà organizzare, in modo da avere ben chiari in testa alcuni elementi, come ad esempio: il numero dei partecipanti, il tipo di attività da svolgere, gli spazi necessari, le dimensioni delle sale da occupare. Se si comincia da questi elementi, precisandoli e rendendone ben chiare tutte le peculiarità, allora l’organizzazione di eventi poi procede nel modo migliore possibile.

Che tipo di location

Dopo aver precisato il tipo di evento che si deve organizzare sarà chiarissima anche la location ideale. Oggi in Italia, soprattutto nelle grandi città, troviamo location adatte a qualsiasi tipo di evento, dalla piccola festa di laurea fino alla presentazione di un nuovo brand alla stampa o alle grandi manifestazioni delle più importanti aziende operanti nel nostro Paese e all’estero. Ovviamente più una location è versatile e maggiori saranno le possibilità per dar vita ad un evento perfetto. Si pensi ad esempio alla possibilità di modificare lo spazio a disposizione, aumentandolo o diminuendolo secondo i bisogni del momento. In alcuni eventi è necessario avere anche un palco, su cui far parlare eminenti personalità, o da utilizzare per una sorta di lezione frontale, o ancora per organizzare un concerto o un’esibizione. Le dimensioni della platea sono un elemento importante così come lo sono le dotazioni: sedie, poltroncine, divanetti, tavoli, sono tutti elementi che possono servire, a seconda del tipo di evento che si sta organizzando.

La posizione della location

Quando ci si occupa di organizzazione di eventi è importante anche considerare quale sia la posizione migliore in cui scegliere la location più adatta ai nostri scopi. Anche qui molto dipende dal tipo di meeting o festa che avrà vita, perché ci sono soluzioni perfette in luoghi ameni, così come location ideali in pieno centro cittadino. Solitamente conviene scegliere sempre la seconda soluzione, anche perché ci consente di garantire agli invitati all’evento la massima possibilità di movimento. Solo in città è possibile collegare la stazione e l’aeroporto alla location dell’evento con un servizio di taxi e di mazzi pubblici. Importante è anche che nelle vicinanze del luogo scelto per l’evento siano disponibili parcheggi o aree di sosta attrezzate, visto che molte persone che vi prenderanno parte guideranno fino alla location da noi indicata e sarebbe opportuno non dovessero cercare per ore un luogo dove lasciare l’autovettura.