Tutto quel che c’è da sapere sulle fatture elettroniche

Fatture elettroniche – Se ne parla tanto, ma sono ancora in molti i soggetti coinvolti che si trovano impreparati ad affrontare il cambiamento

Le fatture elettroniche diventeranno obbligatorie per milioni di operatori a partire dal prossimo anno, ma tanti non sono ancora pronti a far fronte al cambiamento. In primo luogo, occorre specificare di cosa si sta parlando: le fatture elettroniche non sono altro che le emissioni dei documenti di vendita da trasmettere in formato elettronico. Che si tratti di fatture PA, di fatture differite da ddt o di fatture immediate, cambia poco: ciò che conta è sapere che il solo formato ammesso è il tracciato Xml, e che le fatture elettroniche sono da considerarsi emesse in maniera corretta nel momento in cui vengono trasmesse e accettate dai riceventi.

Come funziona

L’emissione di una fattura elettronica per la fatturazione immediata deve essere eseguita entro le 24 ore successive rispetto al giorno di effettuazione. Al contrario, per la fatturazione differita il termine ultimo da rispettare è il giorno 15 del mese seguente a quello in cui sono state eseguite le operazioni di consegna con documento di trasporto; è consentito che la fatturazione differita possa anche essere cumulativa. Se la fattura elettronica viene scartata, entro i cinque giorni successivi alla data di ricevimento della notifica ne deve essere emessa un’altra, con la stessa data del documento e con lo stesso numero. Occorre prestare attenzione, però, perché potrebbe accadere che il gestionale non consenta tale possibilità: in questo caso è necessario fare riferimento alla nuova numerazione, che dovrà essere collegata a quella che è stata scartata in precedenza. Una soluzione plausibile, comunque, consiste nel mantenere uno specifico sezionale destinato alle fatture che vengono riemesse.

Come si fa una fattura elettronica

L’obbligo di fattura elettronica è destinato ad entrare in vigore non solo per il ciclo attivo, ma anche per il ciclo passivo, tanto per le fatture emesse quanto per le fatture ricevute. Anche per questo motivo è fondamentale scegliere un software ad hoc che risulti facile da utilizzare, meglio ancora se integrabile con il gestionale che si sta già utilizzando: ciò permette di automatizzare il ciclo attivo e il ciclo passivo, insieme con il resto della gestione collegata, per pianificare ogni dettaglio con cura, dallo scadenziario dei pagamenti all’importazione dei documenti.

A che cosa serve digitalizzare?

La digitalizzazione è destinata a garantire numerosi benefici: non si tratta solo di assicurare la compliance IVA e di fare in modo che l’Agenzia delle Entrate possa consultare i dati in qualsiasi momento, ma soprattutto di informatizzare la totalità dei procedimenti aziendali. Ciò vuol dire velocizzare i tempi, prevedere un minore dispendio di risorse umane e, ovviamente, risparmiare anche dal punto di vista eeconomico.

Come dovrebbero comportarsi le PMI

Per le piccole e medie imprese che sono abituate ad emettere le fatture in sede, la soluzione più appropriata potrebbe essere quella di iscriversi presso il cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate, in modo tale da sfruttare l’applicazione Fatture e Corrispettivi che è stata sviluppata ad hoc. Questa applicazione può essere fruita in modo gratuito e permette di scegliere, per i documenti trasmessi e ricevuti, la conservazione sostitutiva. Le fatture, pertanto, possono essere gestite in autonomia dagli utenti, direttamente attraverso il cassetto fiscale. Anche la Camera di Commercio, comunque, mette a disposizione un servizio a questo scopo. Il ricorso a un software gestionale, però, è sempre da preferire, a maggior ragione in presenza di quantità di fatture consistenti o di molteplici consegne di merce.